Un accueil téléphonique efficace participe au développement de l’entreprise. De ce fait, c’est un moyen de fidéliser ses clients et de promouvoir ses produits. Il faut donc mettre sur pied un service compétent et performant en laissant la responsabilité de cette tâche à un professionnel disponible. Ce dernier peut être un personnel formé ou un partenaire externe.  

Les règles à suivre pendant un accueil téléphonique

Il existe un ensemble de règles à suivre lorsqu’on décroche un téléphone. Ainsi, dans la plupart des structures, les responsables de ce service répondent avant la 4ème sonnerie. Ceci évite d’entraver la cordialité de l’échange avec le client. De plus, c’est leur responsabilité de mener l’entretien pour installer la confiance. Mais, avant cette étape, ils présentent très brièvement l’entreprise et déclinent leur identité. Ensuite, ils doivent se montrer attentifs et répondre avec un vocabulaire commun et adapté. Lorsqu’ils ne peuvent pas apporter une solution satisfaisante aux clients, ils transfèrent l’appel à un collaborateur plus indiqué. Une fois l’échange arrivé à son terme, ils prennent congé de manière respectueuse. Ces règles sont valables pour un accueil en interne comme pour un service externe. Au sujet de ce dernier, cliquez ici pour externaliser votre centre d’appel au besoin. 

Les éléments clés de l’échange téléphonique

La crédibilité d’une entreprise repose sur sa capacité à répondre promptement à ses clients. Son service client doit, de fait, se montrer disponible. D’autre part, il est recommandé de rester poli en toute circonstance et de démontrer qu’on jouit d’une bonne éducation. Dès la prise de contact, il faut être respectueux afin d’installer et de renforcer la confiance avec son interlocuteur. Toutefois, il est recommandé de ne pas utiliser des formules trop familières ou trop techniques. De même, les éléments non-verbaux comme l’élocution, le ton et le débit doivent contribuer à faciliter la compréhension lors de la communication.